PROJECT CHARTER

A. Permasalahan

1.    Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Permasalah yang sering muncul

·         Pendaftaran calon mahasiswa mengharuskan datang langsung ke sekertariatan

·         Prosedur pendaftaran memerlukan banyak waktu dan tenaga

·         Menumpukanya berkas calon mahasiswa dari tahun ke tahun

·         Terjadinya antrian panjang di kesekertariatan untuk registrasi

Solusi permasalahan

·         Pembayaran pendaftaran calon mahasiswa dengan sistem online transfer

·         Pengisian data diri dengan mengisi form pendaftaran di internet

·         Download kartu peserta untuk mengikuti ujian seleksi mahasiswa baru

·         Informasi hasil ujian tinggal di akses melalui internet

·         Registrasi dengan menyerahkan slip registrasi dari bank ke kampus

2.    Sisten Informasi Pendataan dan Pengelolaan Administrasi Mahasiswa

Permasalahan yang sering muncul

·         Dari tahun ke tahun semakin menumpuk buku besar data kemahasiswaan

·         Pengajuan cuti dan mutasi mengharuskan datang ke kantor administrasi

·         Tidak semua data mahasiswa dapat di laporkan dengan cepat

·         Menumpuknya mahasiswa yang mencari informasi di papan pengumuman

Solusi permasalahan

·         Semua data kemahasiswaan tersimpan dalam database

·         Pendaftaran cuti dan mutasi melalui pengisian form di internet

·         Data mahasiswa dapat di tampilkan sesuai kebutuhan dengan sistem filterisasi

·         Semua pengumuman kemahasiswaan di tampilkan di internet

3.    Sistem Informasi pemrograman Mata Kuliah

Permasalahan yang sering muncul

·         Berkerumun di papan pengumuman untuk melihat daftar mata kuliah yang di pasarkan

·         Pemrograman mata kuliah dilakukan dengan datang ke kampus

·         Rekap perwalian dengan menunggu data dari mahasiswa yang melakukan perwalian

Solusi permasalahan

·         Hasil perancangan mata kuliah bisa dilihat di internet

·         Pemrograman mata kuliah bisa langsung dimana saja dengan internet

·         Validasi perwalian dosen wali bisa dilakukan tanpa bertatap muka

·         Rekap perwalian bisa langsung di peroleh dengan cepat

4.    Sistem Informasi Aktifitas Perkuliahan

Permasalahan yang sering muncul

·         Presensi di buat setelah berkas perwalian terkumpul

·         Rekap presensi mahasiswa setiap akhir semester setelah terkumpulnya absensi

Solusi permasalahan

·         Pembuatan presensi berdasarkan data perwalian yang telah masuk ke sistem

·         Rekap presensi mahasiswa dapat di lakukan setiap waktu

5.    Sistem Informasi Penilaian

Permasalahan yang sering muncul

·         Rekap nilai menunggu pengmpulan nilai dari dosen pengampu

·         Rekap nilai per mahasiswa untuk pembuatan KHS

Solusi permasalahan

·         Dosen memasukkan nilai sendiri ke sistem

·         KHS di buat berdasarkan nilai yang telah masuk per mahasiswa

6.    Sistem Informasi PKL

Permasalahan yang sering muncul

●    Daftar peserta PKL perjurusan

●    Daftar mahasiswa bimbingan PKL per dosen pembimbing

●    Laporan penilaian PKL mahasiswa dari instansi

●    Laporan jumlah bimbingan PKL per dosen pembimbing

●    Laporan jumlah menguji per dosen penguji

●    Laporan jadwal ujian PKL

●    Laporan daftar nilai akhir PKL

Solusi permasalahan

·         Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran secara online

·         Pengaturan DPL dan dosen pembimbing dilakukan secara acak oleh fakultas

·         Penjadwalan ujian PKL dilaksanakan berdasarkan pengumpulan laporan

·         Pengentrian nilai akhir yaitu gabungan dari nilai instansi dan hasil ujian  

7.    Sistem Informasi Ujian Proposal Skripsi

Permasalahan yang sering muncul

●    Pendaftaran dilakukan secara manual di atas kertas

●    Pihak jurusan kesulitan untuk mengoreksi apakah mahasiswa berhak mengikuti ujian proposal

●    Proses pelayanan cukup lama, karena pengecekan dilakukan secara manual

Solusi permasalahan

·         Mahasiswa mendaftar secara online

·         Memvalidasikan berkas  mahasiswa pada admin jurusan

·         Admin jurusan mencetak jadwal dan peserta ujian proposal

·       Setelah ujian dosen penguji memberikan berkas kepada admin jurusan

·       Admin membuat laporan untuk masing-masing penguji.

8.    Sistem Informasi Ujian Komprehensif

Permasalahan yang sering muncul

●    Pendaftaran dilakukan secara manual di atas kertas

●    Dimungkinkan ada mahasiswa yang belum memenuhi syarat ujian komprehensif yang mendaftar, sehingga data pendaftar menumpuk dan proses pengecekan berlangsung lama

●    Proses pelayanan cukup lama, karena pengecekan dilakukan secara manual

Solusi permasalahan

·       Mahasiswa yang  berhak mengikuti ujian komperehensif adalah mahasiswa yang telah memenuhi 160 sks

·       Mahasiswa yang telah berhak mengikuti ujian, mengajukan ujian pada admin

·         Mahasiswa mengisi formulir komperensif secara online.

·         Admin merekap pengajuan ujian dan mengatur dosen penguji 

·       Admin membuat undangan yang ditandatangi oleh ketua jurusan paling lambat 3 hari sebelum ujian berlangsung

·       Laporan daftar nilai mahasiswa yang mengikuti ujian dan dinyatakan lulus apabila telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

9.    Sistem Informasi Skripsi

Permasalahan yang sering muncul

●    Proses pendaftaran dilakukan secara manual di atas kertas.

●    Dimungkinkan ada mahasiswa yang belum memenuhi syarat ujian skripsi yang mendaftar, sehingga data pendaftar menumpuk dan proses pengecekan berlangsung lama

●    Siklus ujian yang cukup lama karena prosesnya masih manual.

Solusi permasalahan

·       Sistem ini akan terlaksana bagi mahasiswa yang telah lulus ujian komperehensif dan ujian proposal

·       Mahasiswa dapat mendaftar secara online

·       Mahasiswa melihat jadwal ujian skripsi beserta dosen pengujinya

·       Setelah ujian skripsi, admin menerima laporan berita acara dari mahasiswa dan laporan nilai dari dosen penguji

10. Sistem Informasi Pelaksanaan Yudisium dan Wisuda

Permasalahan yang sering muncul

●    Proses pendaftaran dilakukan secara manual di atas kertas.

●    Dimungkinkan ada mahasiswa yang belum memenuhi syarat mengikut yudisium dan wisuda yang mendaftar, sehingga data pendaftar menumpuk dan proses pengecekan berlangsung lama

●    Siklus ujian yang cukup lama karena prosesnya masih manual.

Solusi permasalahan

·         Mahasiswa menginputkan data pribadi secara online

·         Admin akan mengecek data mahasiswa yang lolos ujian skripsi kemudian namanya akan dimasukan sebagai peserta yudisium dan wisuda

·         Mahasiswa membayar biaya yudisium dan wisuda

11. Sistem Informasi Dosen dan Karyawan

Permasalahan yang sering muncul

●    Data karyawan dan dosen yang tersedia relatif tidak up to date

●    Adanya kesulitan dalam menampilkan data dosen seperti :

Laporan dosen per jurusan, per jenis kelamin, per status, per bidang yang dikuasai, dan per mata kuliah yang diampu.

Solusi permasalahan

·    Karyawan dan dosen mengisi formulir data diri kemudian menyerahkan ke admin,

·         Kemudian admin menginputkan kedalam sistem

·    Laporan data  ditampilkan dalam layar monitor dan dicetak dalam monitor  berdasarkan filter-filter tertentu. 

B. Deskripsi Produk / Servis

1.    Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Mahasiswa Mendaftar, Pada awal proses mahasiswa membayar ujian secara online dan mendapat slip pembayaran (berisi id dan password). Kemudian mengisi data diri dan download kartu ujian resmi. Setelah mengikuti ujian resmi mahasiswa mendapatkan hasil ujian melalui situs pada halaman pengumuman,  registrasi melalui Bank terkait (mendapatkan slip) dan menyerahkan slip pada pihak kampuis beserta kelengkapan berkas yang dibutuhkan.

Kebutuhan fungsional antara lain :

·         Laporan daftar calon mahasiswa baru secara keseluruhan

·         Laporan daftar calon mahasiswa baru per jurusan

·         Laporan hasil seleksi mahasiswa baru secara keseluruhan

·         Laporan  hasil seleksi mahasiswa baru per jurusan

·         Laporan daftar her registrasi mahasiswa baru secara keseluruhan

·         Laporan daftar her registrasi mahasiswa baru per jurusan

·         Laporan detil data mahasiswa baru per orang

·         Laporan jumlah calon mahasiswa baru dari tahun ke tahun

·         Laporan jumlah calon mahasiswa baru per jurusan dari tahun ke tahun

·         Laporan jumlah hasil seleksi mahasiswa baru secara keseluruhan

·         Laporan jumlah hasil seleksi mahasiswa baru per jurusan

·          Laporan jumlah her registrasi mahasiswa baru secara keseluruhan

·         Laporan jumlah her registrasi mahasiswa baru per jurusan

2.    Sisten Informasi Pendataan dan Pengelolaan Administrasi Mahasiswa

Dalam pengelolaan laporan data kemahasiswaan, Admin menampung semua data mahasiswa yang masuk dalam database, mencetak sesuai kebutuhan dan melakukan backup data tiap tahun sebagai arsip nyata. Kemudian pengelolaan data kepentingan mahasiswa (mutasi dan cuti),  admin menyediakan formulir pada halaman web yang akan diisi dan dikirim oleh mahasiswa pada admin. Sedangkan dalam publikasi data mahasiswa, admin menyediakan halaman pengumuman di web yang menampilkan data mahasiswa sesuai kebetuhan yang bisa diakses oleh mahasiswa yang login.

Kebutuhan fungsional antara lain :

·         Laporan daftar mahasiswa secara keseluruhan

·         Laporan daftar mahasiswa berdasarkan jenis kelamin

·         Laporan daftar mahasiswa berdasarkan jurusan

·         Laporan daftar mahasiswa berdasarkan daerah asal

·         Laporan daftar mahasiswa berdasarkan angkatan

·         Laporan daftar mahasiswa mutasi

·         Laporan daftar mahasiswa cuti

·         Laporan daftar mahasiswa yang mengerjakan skripsi

·         Laporan daftar mahasiswa yang sudah lulus

·         Laporan jumlah mahasiswa cuti per semester

·         Laporan jumlah mahasiswa mengerjakan skripsi per semester

·         Laporan jumlah mahasiswa lulus per semester

·         Laporan jumlah mahasiswa yang Drop Out

3.    Sistem Informasi pemrograman Mata Kuliah

Pihak jurusan merancang matakuliah dan menyerahkan ke admin. Kemudian admin memasarkan matakuliah yang sudah terjadwal sehingga mahasiswa dapat memilih matakuliah yang diinginkan (KRS). Setelah registrasi jurusan merekab hasil perwalian (KPS).

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan pemasaran mata kuliah per jurusan

·         Laporan jadwal mata kuliah

·         Laporan KRS mahasiswa

·         Laporan daftar mahasiswa perwalian

·         Laporan rekap hasil perwalian

4.    Sistem Informasi Aktifitas Perkuliahan

Sistem aktifitas perkuliahan ini akan terlaksana jika pada system pemrograman matakuliah sukses.  Sehingga admin dapat membuat membuat dan merekap presensi kehadiran mahasiswa perkelas pada akhir semester. Sebelum pelaksanaan UTS/UAS, admin membuat jadwal pengawas dan merekap kehadiran pengawas UTS /UAS.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan jadwal mengajar dosen

·         Laporan jadwal kuliah mahasiswa

·         Laporan daftar mahasiswa per kelas mata kuliah

·         Laporan rekap presensi kehadiran mahasiswa per kelas mata kuliah

·         Laporan detil jurnal perkuliahan

·         Laporan jadwal UTS

·         Laporan jadwal UAS

·         Laporan jadwal pengawas UTS

·         Laporan jadwal pengawas UAS

·         Laporan berita acara UTS detil

·         Laporan berita acara UAS detil

·         Laporan rekap kehadiran pengawas UTS

·         Laporan rekap kehadiran pengawas UAS

·         Laporan jam kosong

5.    Sistem Informasi Penilaian

Dosen menginputkan  nilai dalam database secara online kemudiam admin mencetak KHS yang akan diserahkan kepada mahasiswa.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan KHS

·         Laporan rekap nilai per kelas mata kuliah

·         Laporan rekap IP Semester per semester

·         Laporan rekap IPK per semester

·         Laporan IPK per mahasiswa

6.    Sistem Informasi PKL

Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran secara online. Pengaturan DPL dan dosen pembimbing dilakukan secara acak oleh fakultas, penilaian dari instansi terkait masuk dalam perekapan nilai, kemudian penjadwalan ujian PKL dilaksanakan berdasarkan pengumpulan laporan dan pengentrian nilai akhir yaitu gabungan dari nilai instansi dan hasil ujian.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar peserta PKL per jurusan semester

·         Laporan daftar mahasiswa bimbingan PKL per dosen pembimbing

·         Laporan detil PKL mahasiswa

·         Laporan penilaian PKL mahasiswa dari instansi

·         Laporan jadwal ujian PKL

·         Laporan berita acara ujian PKL

·         Laporan daftar nilai akhir PKL

·         Laporan jumlah bimbingan PKL per dosen pembimbing

·         Laporan jumlah menguji per dosen penguji

·         Laporan detil mahasiswa PKL per lokasi

7.     Sistem Informasi Ujian Proposal Skripsi

Mahasiswa mendaftar secara online dan memvalidasikan berkas  pada admin jurusan. admin jurusan mencetak jadwal dan peserta ujian proposal. Setelah ujian dosen penguji memberikan berkas(daftar nilai dan berita acara) kepada admin jurusan sehingga admin dapat membuat laporan untuk masing-masing penguji.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar peserta ujian proposal

·         Laporan jadwal ujian proposal

·         Laporan berita acara ujian proposal

·         Laporan daftar nilai proposal

·         Laporan daftar pembimbing skripsi

·         Laporan jumlah menguji per dosen penguji

·         Laporan jumlah pengajuan usulan dosen pembimbing per dosen pembimbing

8.    Sistem Informasi Ujian Komprehensif

Mahasiswa yang  berhak mengikuti ujian komperehensif adalah mahasiswa yang telah memenuhi 160 sks. Mahasiswa yang telah berhak mengikuti ujian, mengajukan ujian pada admin dan mengisi formulir komperensif secara online. Setelah terdaftar, admin merekap pengajuan ujian dan mengatur dosen penguji  serta membuat undangan yang ditandatangi oleh ketua jurusan paling lambat 3 hari sebelum ujian berlangsung. Laporan daftar nilai mahasiswa yang mengikuti ujian dan dinyatakan lulus apabila telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar peserta ujian komprehensip

·         Laporan jadwal ujian komprehensip

·         Laporan berita acara ujian komprehensip

·         Laporan daftar nilai komprehensip

·         Laporan jumlah menguji per dosen penguji

9.    Sistem Informasi Skripsi

Sistem ini akan terlaksana jika mahasiswa telah lulus ujian komperehensif dan ujian proposal kemudian mahasiswa dapat mendaftar secara online dan melihat jadwal ujian skripsi beserta dosen pengujinya.Setelah ujian skripsi, admin menerima laporan berita acara dari mahasiswa dan laporan nilai dari dosen penguji.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar peserta ujian skripsi

·         Laporan jadwal ujian skripsi

·         Laporan berita acara ujian skripsi

·         Laporan daftar nilai skripsi

·         Laporan jumlah menguji per dosen penguji

10. Sistem Informasi Pelaksanaan Yudisium dan Wisuda

Mahasiswa menginputkan data pribadi secara online. Admin akan mengecek data mahasiswa yang lolos ujian skripsi maka  namanya akan dimasukan sebagai peserta yudisium dan wisuda. Mahasiswa membayar biaya yudisium dan wisuda.

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar peserta yudisium dan wisuda

11. Sistem Informasi Dosen dan Karyawan

Karyawan dan dosen mengisi formulir data diri dan menyerahkan ke admin, kemudian admin menginputkan kedalam system serta laporan data  ditampilkan dalam layar monitor dan dicetak dalam monitor  berdasarkan filter-filter tertentu. 

Kebutuhan Fungsional antara lain :

·         Laporan daftar dosen secara keseluruhan

·         Laporan daftar dosen per jurusan

·         Laporan daftar dosen per jenis kelamin

·         Laporan daftar dosen per status

·         Laporan daftar dosen per bidang yang dikuasai

·         Laporan daftar dosen per mata kuliah yang diampu

·         Laporan daftar dosen baru yang baru bekerja

C. Faktor Penentu Keberhasilan

1. Pendukung

-          Terjalin kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek

-          Pengumpulan tugas sesuai deadline yang ditentukan

-          Dana dapat mencukupi kebutuhan produksi

-          Profesionalisme dalam menjalankan tugas

-          Adanya fasilitas yang mendukung

-          Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing – masing

2. Penghambat

-          Pendanaan

Masalah         : Pendanaan adalah hal yang sangat berpengaruh pada kelangsungan dan kelancaran pengerjaan proyek

Solusi            : Dengan memberikan iuran rutin. Memberikan denda kepada yang melakukan pelanggaran

-          SDM

Masalah         : Kurangnya SDM yang mempunyai skill yang memadai.

Solusi            : Membagi secara rata antara pasangan yang punya kemapuan bagus dan yang biasa

Masalah         : Dimungkinkan adanya anggota yang mengundurkan diri atau terkena sanksi pemecatan sehingga jumlah anggota berkurang.

Solusi            : Menyerahkan tugas yang dibebankan kepada anggota yang lain sesuai dengan bobot pekerjaan masing -  masing.

Masalah         : Kurangnya profesionalisme dalam pengerjaan tugas

Solusi            : Memberikan peringatan secara bertahap

-          Model perijinan.

Masalah         : Tidak teraturnya cara meminta izin ketika tidak mengikuti rapat.

Solusi            : Jika berhalangan hadir harus menyerahkan surat izin.

-          Ketepatan waktu.

Masalah         : Kurangnya ketepatan waktu dalam mengumpulkan tugas dan menghadiri rapat

Solusi            : Memberikan sanksi berupa denda jika terlambat menghadiri rapat dan memberikan peringatan serta pemecatan jika terlambat mengumpulkan tugas

-          Kebersamaan Kelompok

Masalah         : Kurang adanya komunikasi antar anggota proyek

Solusi            : Sering koordinasi baik secara langsung maupun tidak langsung

D. Keuntungan yang Diharapkan

-          Meminimalkan penggunaan kertas

-          Mempercepat proses pelayanan kampus

-          Adanya transparasi data

-          Dapat  mengetahui perubahan – perubahan data yang terjadi di dalam kampus