Minggu, 30 Oktober 2011
Sistem Informasi Perguruan Tinggi Di Pondok Pesantren Salafiyah Syafiyah Sukorejo Situbondo
A. Pendahuluan
Pada awalnya proyek dimulai dengan mengumpulkan semua informasi, data maupun dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai input terhadap sistem yang dikembangkan. Langkah berikutnya adalah mempelajari prosedur sistem yang ada sekarang karena prosedur dari sistem yang akan dikembangkan sudah ada dan sedang berjalan sampai sekarang. Dalam sistem ini akan dijabarkan tentang apa saja yang dibutuhkan untuk memajukan perguruan tinggi di pondok pesantren ini, dimana data-data yang dibutuhkan tersebut akan diserahkan kepada admin perguruan tinggi di pondok pesantren tersebut yang akan diproses oleh admin itu. Untuk itu akan dibuat sistem yang berbasis web dan diharapkan dapat mempermudah civitas akademika pondok dalam mengelola perguruan tinggi khususnya dalam pengolahan data dan informasi.
Dalam proyek ini, diharapkan dapat mencapai beberapa tujuan, diantaranya yaitu mempermudah pengolahan data perguran tinggi pondok pesantren salafiyah syafi’iyah Sukorejo Situbondo dan memberikan Informasi kepada civitas akademika tentang hal apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas pondok.
Sistem Informasi Penyesuaian Anggaran ini akan membantu permasalahan dewan pengasuh pondok dalam mengatur pengeluaran pondok. Sering kali keterbatasan dana dan tidak memerlukan waktu yang sedikit dalam pendataan anggaran pondok sehingga diperlukan sebuah alternatif, salah satunya dengan pengadaan sistem informasi Penyesuaian Anggaran yang berbasis internet.
Proyek ini adalah spesifikasi problem-problem yang ada, yang telah dirumuskan bersama oleh tim pengembang, yaitu yang pertama Sistem Penyesuaian Anggaran yang ada masih memiliki masalah dalam rekap hasil dan mahal karena masih dalam bentuk kertas yang sewaktu-waktu dapat hilang dan rusak karena cuaca dan faktor lainnya. Karena itulah sistem ini sangat membantu pondok pesantren termasuk membantu di segi financial karena Penyesuaian Anggaran pondok dengan media komputer dan file yang disimpan dalam harddisk jauh lebih murah dan praktis. Dan yang kedua adalah Sumber daya manusia yang masih kurang mendukung akibat kurangnya pemahaman akan pemakaian komputer dan internet. Banyak pegawai pondok yang belum benar-benar menguasai pemakaian komputer dengan baik, bahkan ada santri yang sama sekali belum pernah mengoperasikan komputer.
Sumber daya manusia yang kurang memadai (dalam hal ini Administrator web) menjadi salah satu kendala utama dalam penggunaan sistem informasi ini. Tentunya perlu mendatangkan tenaga teknisi khusus untuk pemeliharaan sistem informasi pendataan kepangkatan pegawai pondok ini. Mengingat pemeliharaan Sistem informasi ini bukan hal yang mudah, maka tidak boleh dilakukan secara asal-asalan.
B. Ruang Lingkup
1. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Mahasiswa Mendaftar, Pada awal proses mahasiswa membayar ujian secara online dan mendapat slip pembayaran (berisi id dan password). Kemudian mengisi data diri dan download kartu ujian resmi. Setelah mengikuti ujian resmi mahasiswa mendapatkan hasil ujian melalui situs pada halaman pengumuman, registrasi melalui Bank terkait (mendapatkan slip) dan menyerahkan slip pada pihak kampuis beserta kelengkapan berkas yang dibutuhkan.
2. Sisten Informasi Pendataan dan Pengelolaan Administrasi Mahasiswa
Dalam pengelolaan laporan data kemahasiswaan, Admin menampung semua data mahasiswa yang masuk dalam database, mencetak sesuai kebutuhan dan melakukan backup data tiap tahun sebagai arsip nyata. Kemudian pengelolaan data kepentingan mahasiswa (mutasi dan cuti), admin menyediakan formulir pada halaman web yang akan diisi dan dikirim oleh mahasiswa pada admin. Sedangkan dalam publikasi data mahasiswa, admin menyediakan halaman pengumuman di web yang menampilkan data mahasiswa sesuai kebetuhan yang bisa diakses oleh mahasiswa yang login.
3. Sistem Informasi pemrograman Mata Kuliah
Pihak jurusan merancang matakuliah dan menyerahkan ke admin. Kemudian admin memasarkan matakuliah yang sudah terjadwal sehingga mahasiswa dapat memilih matakuliah yang diinginkan (KRS). Setelah registrasi jurusan merekab hasil perwalian (KPS).
4. Sistem Informasi Aktifitas Perkuliahan
Sistem aktifitas perkuliahan ini akan terlaksana jika pada system pemrograman matakuliah sukses. Sehingga admin dapat membuat membuat dan merekap presensi kehadiran mahasiswa perkelas pada akhir semester. Sebelum pelaksanaan UTS/UAS, admin membuat jadwal pengawas dan merekap kehadiran pengawas UTS /UAS.
5. Sistem Informasi Penilaian
Dosen menginputkan nilai dalam database secara online kemudiam admin mencetak KHS yang akan diserahkan kepada mahasiswa.
6. Sistem Informasi PKL
Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran secara online. Pengaturan DPL dan dosen pembimbing dilakukan secara acak oleh fakultas, penilaian dari instansi terkait masuk dalam perekapan nilai, kemudian penjadwalan ujian PKL dilaksanakan berdasarkan pengumpulan laporan dan pengentrian nilai akhir yaitu gabungan dari nilai instansi dan hasil ujian.
7. Sistem Informasi Ujian Proposal Skripsi
Mahasiswa mendaftar secara online dan memvalidasikan berkas pada admin jurusan. admin jurusan mencetak jadwal dan peserta ujian proposal. Setelah ujian dosen penguji memberikan berkas(daftar nilai dan berita acara) kepada admin jurusan sehingga admin dapat membuat laporan untuk masing-masing penguji.
8. Sistem Informasi Ujian Komprehensif
Mahasiswa yang berhak mengikuti ujian komperehensif adalah mahasiswa yang telah memenuhi 160 sks. Mahasiswa yang telah berhak mengikuti ujian, mengajukan ujian pada admin dan mengisi formulir komperensif secara online. Setelah terdaftar, admin merekap pengajuan ujian dan mengatur dosen penguji serta membuat undangan yang ditandatangi oleh ketua jurusan paling lambat 3 hari sebelum ujian berlangsung. Laporan daftar nilai mahasiswa yang mengikuti ujian dan dinyatakan lulus apabila telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
9. Sistem Informasi Skripsi
Sistem ini akan terlaksana jika mahasiswa telah lulus ujian komperehensif dan ujian proposal kemudian mahasiswa dapat mendaftar secara online dan melihat jadwal ujian skripsi beserta dosen pengujinya.Setelah ujian skripsi, admin menerima laporan berita acara dari mahasiswa dan laporan nilai dari dosen penguji.
10. Sistem Informasi Pelaksanaan Yudisium dan Wisuda
Mahasiswa menginputkan data pribadi secara online. Admin akan mengecek data mahasiswa yang lolos ujian skripsi maka namanya akan dimasukan sebagai peserta yudisium dan wisuda. Mahasiswa membayar biaya yudisium dan wisuda.
11. Sistem Informasi Dosen dan Karyawan
Karyawan dan dosen mengisi formulir data diri dan menyerahkan ke admin, kemudian admin menginputkan kedalam system serta laporan data ditampilkan dalam layar monitor dan dicetak dalam monitor berdasarkan filter-filter tertentu.
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS ALTERNATIF SOLUSI
1. Identifikasi dan analisis alternatif solusi
| Karakteristik | Alternatif 1 Sisfokampus | Alternatif 2 Menggunakan Lokomedia Sebagai Framework | Alternatif 3 Membuat mulai dari awal |
| Bagian sistem yang terkomputerisasi | · Sistem penerimaan mahasiswa baru. Dalam sisfokampus, sistem penerimaan mahasiswa baru telah memiliki: 1) Laporaan daftar calon mahasiswa baik secara keseluruhan maupun perjurusan telah terdapat dalam sistem. 2) Pada teknis penerimaan mahasiswa baru terdapat banyak halaman yang diperlukan untuk proses penerimaan mahasiswa baru antara lain: a. Formulir pendaftar b. Pengumuman dan pemberitahuan c. File ujian saringan masuk d. Pembayaran e. Bipot f. Pindah prodi g. BPM ( Bukti Pembayaran Mahasiwa) h. Formulir pengunduran diri PMB Adapun sistem ini belum memiliki: 1) Laporan hasil seleksi mahasiswa baru atau pada sisfo laporan USM belum terbagi menjadi seluruh dan per jurusan. 2) Laporan daftar her registrasi mahasiswa baik secara jurusan maupun secara keseluruhan 3) Halaman yang menunjukkan laporan jumlah dari data mahasiswa · Sistem pendataan dan pengelolaan administrasi mahasiswa. Sub informasi yang telah dimiliki sistem ini adalah: 1) Laporan Data Pribadi Mahasiswa berdasarkan Prodi 2) Pindah Prodi 3) Pendataan & Pengolahan Mahasiswa pindahan 4) Pengajuan cuti Mahasiswa Drop Out Adapun sub informasi yang belum ada dalam sistem ini: 1) Laporan Data Pribadi Mahasiswa 2) Laporan data mahasiswa yang pindah jurusan dan pindah kampus 3) Halaman untuk mengatur pendataan mahasiswa pindahan jurusan dan pindahan dari kampus lain. 4) Pada halaman dengan level mahasiswa butuh halaman khusus mutasi yang nantinya menangani pengajuan mutasi seperti formulir dll. 5) Halaman untuk mengatur pendataan mahasiswa yang cuti dan akses untuk merubah status mahaaiawa cuti menjadi aktif kembali jika masa cuti habis. 6) Pada halaman dengan level mahasiswa butuh halaman khusus cuti yang menangani pengajuan cuti dan pengajuan status aktif kembali 7) Data detail mahasiswa DO, mahasiswa DO otomatis login dengan level mahasisw a yang bersangkutan akan nonaktif. · Sistem pemrograman mata kuliah. Dalam sisfo kampus ini, sistem pemrograman mata kuliah ini telah memiliki sub informasi yang terdiri dari: 1) Administrasi mata kuliah, penjadwalan mata kuliah, jadwal kuliah, 2) Jadwal kuliah, 3) Cetak tagihan KRS, 4) KRS mahasiswa, 5) Laporan akademik, 6) Alur diagram sistem Adapun sub sistem informasi yang belum ada dalam sistem ini adalah laporan pemasaran mata kuliah penjurusan dan laporan jadwal mata kuliah · Sistem informasi aktivitas perkuliahan. Sub system yang telah tersedia dalam sisfo kampus ini adalah: 1) laporan jadwal mengajar dosen, 2) laporan kuliah mahasiswa, 3) laporan daftar mahasiswa per kelas mata kuliah, 4) laporan rekap presensi kehadiran mahasiswa per kelas mata kuliah. Sedangkan sub sistem informasi yang belum belum tersedia : 1) Laporan jadwal UTS, 2) Laporan jadwal UAS, 3) Laporan jadwal pengawas UTS, 4) Laporan jadwal pengawas UAS, 5) Laporan berita acara UTS detil, 6) Laporan berita acara UAS detil, 7) Laporan rekap kehadiran pengawas UTS, 8) Laporan rekap kehadiran pengawas UAS, 9) Laporan jam kosong · Sistem informasi penilaian. Dalam sisfo kampus ini sudah memiliki : 1) Sub menu KHS mahasiswa, 2) rekap nilai per kelas mata kuliah, 3) rekapan IP semester per semester. Sedangkan yang belum tersedia dalam system informasi penilaian ini adalah laporan rekap IPK per semester dan IPK per mahasiswa. · Sistem informasi pkl ini kelebihannya adalah sebatas mudahnya manajemen penggabungan di setiap system informasi. Sedangkan sub informasi yang perlu ditambahkan adalah : 1) Formulir pendaftaran PKL yang disertai cetak 2) Form data mahasiswa pkl 3) Form data dosen pembimbing 4) Form data dosen pembimbing lapangan 5) Form data PKL 6) Form penilaian 7) Form penjadwalan ujian PKL · Sistem informasi ujian proposal skripsi. Dalam sisfokampus belum memiliki sistem informasi ujian proposal skripsi, adapun yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah: 1) Laporan daftar peserta ujian proposal 2) Laporan jadwal ujian proposal 3) Laporan berita acara ujian proposal 4) Laporan daftar nilai proposal 5) Laporan daftar pembimbing skripsi 6) Laporan jumlah penguji per dosen penguji 7) Laporan jumlah pengajuan usulan dosen pembimbing per dosen pembimbing · Sistem informasi ujian komprehensip · Sistem informasi ujian skripsi Dalam sisfokampus belum memiliki sistem informasi ujian skripsi, adapun yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah: 1) Daftar peserta ujian sebagai syarat mengikuti ujian skripsi 2) Jadwal ujian skripsi 3) Laporan berita acara · Sistem informasi pelaksanaan yudisium dan wisuda. Dalam sisfo kampus, system informasi pelaksanaan yudisium dan wisuda ini telah memiliki Laporan Data Mahasiswa berdasarkan SK Yudisium. Tapi belum memiliki Laporan Data Pribadi Mahasiswa yang mengikuti wisuda dan Form untuk menginputkan data mahasiswa yang ingin mengikuti yudisium atau wisuda · Sistem informasi karyawan dan dosen · Sistem informasi penggajian dosen dan karyawan · Sistem informasi keuangan mahasiswa | · Sistem penerimaan mahasiswa baru · Sistem pendataan dan pengelolaan administrasi mahasiswa · Sistem pemrograman mata kuliah · Sistem informasi aktivitas perkuliahan · Sistem informasi penilaian · Sistem informasi pkl · Sistem informasi ujian proposal skripsi · Sistem informasi ujian komprehensip · Sistem informasi ujian skripsi · Sistem informasi pelaksanaan yudisium dan wisuda · Sistem informasi karyawan dan dosen · Sistem informasi penggajian dosen dan karyawan · Sistem informasi keuangan mahasiswa | · Sistem penerimaan mahasiswa baru · Sistem pendataan dan pengelolaan administrasi mahasiswa · Sistem pemrograman mata kuliah · Sistem informasi aktivitas perkuliahan · Sistem informasi penilaian · Sistem informasi pkl · Sistem informasi ujian proposal skripsi · Sistem informasi ujian komprehensip · Sistem informasi ujian skripsi · Sistem informasi pelaksanaan yudisium dan wisuda · System informasi karyawan dan dosen · Sistem informasi penggajian dosen dan karyawan · Sistem informasi keuangan mahasiswa |
| Keuntungan | Waktu pengerjaan lebih cepat. Tidak membutuhkan banyak tenaga dalam mengerjakan. Hasil dapat melebihi apa yang diminta | Hasil yang diminta tepat seperti yang di harapkan. Waktu yang dibutuhkan cukup singkat. Tenaga yang dibuthkan relatif singkat | Hasil yang diminta tepat seperti yang di harapkan. |
| Server dan workstation | Core 2 Duo 2.0 GHz Ram 2 Gb DDR3 Dengan lingkungan software yang digunakan. Server tidak memerlukan spesifikasi yang terlalu tinggi. | Core 2 Duo 2.0 GHz Ram 2 Gb DDR3 Dengan lingkungan software yang digunakan. Server tidak memerlukan spesifikasi yang terlalu tinggi. | Quad Core 2.0 GHz Ram 4 Gb DDR3 Dengan menggunakan windows7. Kebutuhan RAM dan prosessor sangat tinggi. |
| Alat perangkat lunak yang dibutuhkan | Linux Ubuntu LTS Server . Adalah sistem operasi yang didesain khusus untuk kepentingan server. Opensource dan gratis DBMS (MySQL). Salah satu DBMS yang ringan dan cepat. Opensource dan gratis Bahasa Pemrograman (PHP). Server (Apache). Aplikasi server yang cepat dan ringan. Opensource dan gratis | Windows XP. Sistem operasi yang cukup cepat dari Microsoft DBMS (MySQL). Salah satu DBMS yang ringan dan cepat. Opensource dan gratis Bahasa Pemrograman (PHP). Server (IIS). Aplikasi server dari Microsoft | Windows 7. Sistem operasi terbaru dari Microsoft DBMS (MySQL). Salah satu DBMS yang ringan dan cepat. Opensource dan gratis Bahasa Pemrograman (PHP). Server (IIS). Aplikasi server dari Microsoft |
| Perangkat lunak aplikasi | Aptana Studio 3. Adalah IDE untuk pengembangan aplikasi berbasis web. Dengan fitur yang lengkap serta gratis. Sisfokampus. Sistem informasi pengelolaan kampus yang dibuat dengan bahasa PHP. Sudah mencakup sistem kampus secara luas. Gratis dan opensource | Dreamweaver 5. Adalah editor untuk merancang desian dan menulis kode program untuk web. Lokomedia. CMS untuk portal web yang sangat mudah dikembangkan. Karena itu bias digunakan sebagai dasar framework pembangunan aplikasi | PHPDesigner 7. Adalah IDE untuk pengembangan aplikasi berbasis web. Dengan fitur yang lengkap serta harga yang cukup murah. |
| Metode pemrosesan data | Client - Server | Client – Server | Client – Server |
| Alat output | Monitor Printer Browser | Monitor Printer Browser | Monitor Printer Browser |
| Alat input | Keyboard Mouse | Keyboard Mouse | Keyboard Mouse |
| Alat penyimpan data | Hardisk dengan DBMS MySQL | Hardisk dengan DBMS MySQL | |
2. Analisis kelayakan alternatif solusi
| Kriteria kelayakan | Bobot | Alternatif 1 Sisfokampus | Alternatif 2 Menggunakan Lokomedia Sebagai Framework | Alternatif 3 Membuat mulai dari awal |
| Kelayakan operasional Fungsionalitas Politis | 15% 15% | Memenuhi kebutuhan secara penuh dan mendukung manajemen, perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kegiatan. Server bekerja sangat cepat karena sistem operasi didesain khusus untuk server Respon dari pihak manajemen baik Mudah diimplementasikan | Memenuhi kebutuhan yang diminta Tampilan sangat ramah | Memenuhi kebutuhan yang diminta Tampilan sangat ramah |
| Skor | | 50 | 30 | |
| Kelayakan Teknis Teknologi Keahlian | 15% 20% | Software semuanya berbasis open source dan gratis Tidak perlu membeli software lagi Sangat mudah digunakan Dibutuhkan server administrator yang mengerti linux | Development tool dan sistem operasinya harus membeli terlebih dahulu Tidak membutuhkan spesifikasi hardware yang terlalu besar | Development tool dan sistem operasinya harus membeli terlebih dahulu |
| Skor | | 20 | 20 | |
| Kelayakan Ekonomis Biaya pengembangan Payback Period Net present value | 10% | Biaya sangat rendah karena sistem operasi dan development tool semuanya opensource dan gratis Biayanya cukup kecil karena bahasa pemrogramannya bersifat terbuka dan bias memilih pengembang sesuai dana yang ada 1 Tahun | Biaya relatif tinggi karena sistem operasi dan beberapa development tools berbayar Biayanya cukup kecil karena bahasa pemrogramannya bersifat terbuka dan bias memilih pengembang sesuai dana yang ada 2 Tahun | Biaya sangat tinggi karena sistem operasi dan tools yang cukup mahal Biayanya cukup kecil karena bahasa pemrogramannya bersifat terbuka dan bias memilih pengembang sesuai dana yang ada 2,5 Tahun |
| Skor | | 15 | 20 | |
| Kelayakan Jadwal | 25% | Jangka waktu yang diperlukan untuk pembuatan dan analisis adalah 3 bulan. Dengan menggunakan sisfokampus, maka waktu yang dibutuhkan akan semaikin sedikit karena hanya menyesuaikan sisfokampus dengan kebutuhan yang ditentukan. | Jangka waktu yang diperlukan untuk pembuatan dan analisis adalah 4 bulan. Kerangka sistem dibangun dengan menggunakan lokomedia sehingga tidak memlulai dari awal. | Jangka waktu yang diperlukan untuk pembuatan dan analisis adalah 5 bulan |
| Skor | | 25 | 15 | |
| Total | 100% | 90 | 85 | |
C. Rencana Jadwal
| No. | Bulan | Minggu Ke- | Program Kerja |
| 1 | September 2011 | III , IV | Proposal, Project Charter |
| 2 | Oktober 2011 | I – II | DFD & ERD |
| III | Perancangan Desain | ||
| IV | Coding | ||
| 3 | November 2011 | I – III | Coding |
| IV | Menyatukan Sistem, Testing | ||
| 4 | Desember 2011 | I – II | Selesai |
Langganan:
Postingan (Atom)